24 Feb ¿Cómo mejorar la comunicación en los equipos de teletrabajo?
Contar con un buen equipo de trabajo donde fluya la comunicación entre ellos, es una tarea que puede llevar mucho tiempo en lograrse sobre todo si hablamos del trabajo remoto o teletrabajo, pero definitivamente es posible si el manager logra incentivar la comunicación y la participación con el grupo de trabajo.
Para ello, deberá crear mediante diferentes herramientas y elementos que están presentes en internet, estrategias que definitivamente fomente una comunicación con el equipo de teletrabajo. A lo largo de este artículo, te explicaremos como mejorar la comunicación en los equipos de teletrabajo.
«Contar con un buen equipo de trabajo donde fluya la comunicación entre ellos, es una tarea que puede llevar mucho tiempo en lograrse»
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Selecciona las mejores herramientas
Para poder mantener una comunicación entre todos a pesar de la distancia, es importante que elijan y hagan uso de ciertas herramientas de comunicación que son las siguientes:
Herramientas para almacenar archivos
Existen varias herramientas tecnológicas que son adecuadas para almacenar diferentes archivos en la nube de forma segura y muy rápida. Las más conocidas son Google Drive y Dropbox.
Los equipos de teletrabajo deben elegir una de ella y usarlas todos en conjunto para tener acceso a toda la información que se almacena en dichas herramientas, para que no se pierda la comunicación referente a los documentos que se usan.
Herramientas de comunicación a través de chat
El chat es otro medio de comunicación muy potente que podrían usar los grupos de teletrabajo. En internet hay muchas aplicaciones de chat, aunque uno de los más conocidos es Slack. A través de este tipo de herramientas de chat, los equipos de teletrabajo podrán tener una comunicación estable para conversar a cerca de ideas, preguntas, etc.
Herramientas de videoconferencia
Realizar videoconferencias ayuda a incentivar la participación en los grupos de teletrabajo, por ende la comunicación se hace más fluido y comprensible. Tan solo deberán usar herramientas como Zoom y Skype que están presentes en internet, son de rápido acceso y muy fáciles de utilizar.
Herramientas de planeación
Muchas veces los equipos de trabajo se cansan de realizar en todo momento reuniones para explicar o demostrar cómo van en los proyectos. Al utilizar una herramienta de planeación como Trello todo el grupo de teletrabajo puede tener acceso a la información de los proyectos que están realizando sus compañeros o comprobar quien está realizando el trabajo correctamente y actualizada a cualquier hora del día.
Herramientas de calendario
Hacer uso de calendarios digitales como Fantastical o Google Calendar, es de gran ventaja para los equipos de trabajo. A través de ello, todos los miembros del grupo de teletrabajo podrán tener acceso al calendario y saber para cuándo está pautado una reunión, la entrega de un trabajo, una videoconferencia, etc.
Esto se realiza con la finalidad de eliminar los tediosos correos electrónicos, que restan tiempo enviando la información a cada miembro del grupo y que además puede crear confusión con respecto a los horarios y discusiones. Usando el calendario no solo se podrá compartir las fechas de las tareas, sino que todo el equipo tendrá acceso al mismo tiempo.
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Elabora un plan para manejar las herramientas
Cuando el equipo de teletrabajo allá seleccionado las diferentes aplicaciones de comunicación a utilizar, es recomendable que elaboren un plan sobre cómo se van a manejar todas estas herramientas, esto se realiza con la finalidad de que todos los miembros del grupo utilicen las herramientas en conjunto y no para fines individuales.
Muchos de los equipos de trabajos que laboran en áreas donde necesitan mucha concentración pueden verse afectados si en todo momento utilizan la herramienta de chat por ejemplo.
Para evitar todo esto, el equipo de trabajo podría elaborar un plan donde especifique de qué manera va a ser utilizada dicha herramienta y sobre todo en que horario comenzara la discusión de una idea, documento, etc.
Realizar este tipo de planes es de gran beneficio para el grupo de trabajo, ya que al tener todas las instrucciones por escrito de cómo y cuándo se deben utilizar las herramientas, el equipo podrá trabajar fluido y la dinámica del trabajo se hará más agradable y comprensiva.
En definitiva, gracias a los grandes avances tecnológicos y a las diferentes herramientas que podemos usar en el teletrabajo, es posible fomentar la participación y comunicación con los equipos de trabajo.
La clave para que los grupos de teletrabajo logre mantenerse comunicados es a través de la organización y el orden con los diferentes proyectos, horarios y discusiones que pueden realizarlo gracias a todas estas herramientas que hemos dado a conocer en este artículo.
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