¿Cómo priorizar tareas en el trabajo? Te explicamos cómo hacerlo.

12 May ¿Cómo priorizar tareas en el trabajo? Te explicamos cómo hacerlo.

En toda compañía o empresa es muy común que algunos días todos los los equipos se saturen con picos de trabajo. Trabajo que por lo general, es de gran importancia y todo debe entregarse al mismo tiempo. En estos casos, es difícil saber por dónde empezar o clasificar cuales son las tareas que tienen mayor prioridad.

Pero tranquilo, no hay de qué preocuparse, para todo hay solución. Tan solo se deberán aplicar algunas técnicas que a lo largo de este artículo te explicaremos para que logres cumplir con todas esas tareas importantes que debes hacer, sin estresarte ni desesperarte. 

¿Por qué es importante priorizar las tareas?

Muchas veces cuando se tiene mucho trabajo, no sabemos cómo priorizar las tareas más necesarias, sentimos que simplemente todas son importantes y comenzamos a realizar la primera tarea al azar. Sin embargo, casi siempre esa no es la solución, es importante saber priorizar las tareas que realmente tienen más peso debido a lo siguiente:

Comenzar a realizar las tareas que tengan más peso

La mayoría de las veces el equipo de trabajo suelen realizar las tareas más fáciles independientemente de si son las más prioritarias o no. Al no aplicar una estrategia es muy probable no será posible identificar cuáles son las tareas que realmente son más importantes.

Es por ello que recomendamos la priorización de tareas y por supuesto es necesario saber identificar las tareas de mayor peso para de esta manera poder estar al día con las fechas de entrega sin sufrir un colapso por tantas tareas acumuladas.

Organiza el trabajo para no repetirlo.

Cuando el equipo de trabajo de una empresa tiene mucho trabajo por hacer y no sabe cómo priorizar las tareas importantes, muchas veces puede pasar que dos personas pueden realizar la misma tarea. Es por ello, que al establecer prioridades en cada una de las actividades, cada miembro del grupo sabrá cual es la tarea que le corresponde y de esta manera se evitara duplicar las actividades.

¿Cómo establecer las actividades más importantes cuando en realidad todas son importantes?

Cuando se tiene mucho trabajo, siempre surge la pregunta de ¿por dónde empiezo? Es por ello que a continuación te explicaremos algunas técnicas a tener en cuenta para que tú y tu equipo de trabajo puedan ir realizando las actividades importantes de manera ordenada y con mucha más agilidad.

1. Establece un esquema para administrar las tareas.

Es muy sencilla de realizar, tan solo dibuja un cuadro y divídelo en cuatro partes. En dicho cuadro, podrías establecer por un lado las actividades realmente importantes, en el cuadro de al lado la no importante, en el cuadro de abajo las urgentes y en el de al lado las no urgentes.

Al clasificar las tareas a través de este esquema es más fácil saber cuáles son las tareas que realmente debes realizar primero y cuáles son las que podría esperar unos días más mientras finalizas las importantes. Esto te permitirá mantener un orden para no realizar tareas al azar.

2. Realizar las tareas más fáciles también contribuyen al éxito.

A pesar de que anteriormente explicamos que iniciar con las tareas más fáciles no siempre es la solución. De vez en cuando no está mal que el equipo de trabajo decida iniciar con las actividades más sencillas, sobre todo si esto les hace sentir más productivos que antes.

Si resolver las tareas más fáciles les devuelve la motivación al equipo de trabajo de continuar trabajando y de enfrentase a las tareas más difíciles entonces adelante, es una acertada decisión.

3. No solo las fechas de entrega es importante

Cuando nos centramos solo en la fecha de entrega de las tareas importantes, olvidamos otros aspectos que debemos tener en cuenta para realizar las tareas priorizadas.

Como por ejemplo clasificarlas en base al impacto o importancia que tenga para la empresa y para el cliente, el esfuerzo que requiere la actividad dependiendo de si es fácil o difícil, la velocidad con que se pueda terminar la tarea y que tan preparado te sientes para terminar la tarea con éxito.

Se acerca la fecha de entrega y aun no lo tienes todo, ¿Qué puedes hacer?

A pesar de haber trabajado fuertemente para poder entregar todas las tareas a tiempo, sientes que no será suficiente para entregar todo en la fecha pautada. Tranquilo, no te preocupes, no eres la primera persona o equipo que no puede entregar todo al día.

Para ello, te recomendamos explicarle a las personas o clientes afectados, que algunas tareas se realizarán en una fecha siguiente puesto que el equipo ha tenido un arduo trabajo con diferentes actividades.

Lo mejor es que acuerden una nueva fecha de entrega y de esta manera cumplir con el trabajo retrasado. Recuerden que esto puede ocurrir una vez, pero no es motivo para tomarlo de costumbre.

1. Imagen de marca: Las empresas con estrategias de RSC ganan en credibilidad al diferenciarse de la competencia.
2. Fidelización del cliente: Lo comentaábamos hace un momento, la RSC contribuye de forma muy eficaz a la fidelización de los clientes. La diferenciación positiva respecto de la competencia hace que es sentimiento de comunidad crezca al valorar el compromiso de la empresa con la sociedad, el medio ambiente etc. Además, se reducen las posibilidades de quejas, publicidad negativa, etc.
3. Fidelización de los recursos humanos: El mismo argumento es válido para los RRHH propios. Aumenta la fidelización y motivación de los empleados haciendo que se sientan orgullos de la empresa. Como efecto inmediato, el aumento de la productividad de los recursos humanos.
4. Ventajas fiscales: En la actualidad, las empresas pueden desgravarse hasta el 35% de su aportación como donaciones. Existen multitud de ONG’s y asociaciones que sin duda sintonizan con la estrategia de RSC de la empresa
5. Reducción de gastos: Si la empresa adopta algún tipo de estrategia relacionada con el cuidado del medio ambiente y el uso de energías limpias, seguramente reducirá gastos en consumo de energía o papel.

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